Comment activer un répondeur automatique (Message d'absence) ? Imprimer

Vous partez en congés ou vous êtes indisponible pour quelques jours ? Ne laissez pas vos contacts sans réponse. Vous pouvez configurer un message automatique qui sera envoyé à quiconque vous écrira pendant cette période.

Voici les deux méthodes pour le mettre en place.

Méthode 1 : Via le cPanel (Pour l'administrateur)

Si vous avez accès au panneau de gestion de l'hébergement.

1. Connectez-vous à votre cPanel.

2. Dans la section E-mail, cliquez sur l'icône "Répondeurs automatiques" (Autoresponders).

3. Cliquez sur le bouton bleu "Ajouter un répondeur automatique".

4. Remplissez le formulaire (voir les "Détails de configuration" ci-dessous).

Méthode 2 : Via le Webmail (Pour les utilisateurs/employés)

Idéal si vous n'avez pas accès au cPanel mais seulement à votre boîte mail.

1. Connectez-vous à votre Webmail (webmail.optionweb.dev).

2. Une fois dans l'interface (Roundcube), cliquez sur "Webmail Home" (souvent une icône de maison ou le logo cPanel en haut à gauche ou dans le menu).

3. Cherchez la section ou l'icône "Répondeurs automatiques".

4. Cliquez sur "Ajouter un répondeur automatique".

⚙️ Les détails de la configuration (Important)

Voici comment remplir les champs pour éviter les erreurs :

• Jeu de caractères : Laissez sur utf-8.

• Intervalle (Heures) : ⚠️ Très important !

  • Mettez 12 ou 24.

  • Pourquoi ? Si vous mettez "0", le serveur répondra à chaque email reçu. Si une personne vous écrit 5 fois dans la journée, elle recevra 5 fois votre message d'absence, ce qui est agaçant. Avec un intervalle de 24h, elle ne recevra le message qu'une seule fois par jour, même si elle vous écrit plusieurs fois.

• E-mail : Indiquez la partie avant le "@" (ex: contact).

• De (From) : Votre nom ou le nom de votre société (ex: Support OptionWeb).

• Objet (Sujet) : Soyez clair (ex: Absence - Je reviens le 15 août).

• Corps du message : Écrivez votre texte.

  • Exemple : "Bonjour, je suis absent du [Date] au [Date]. Je n'ai pas accès à mes mails. En cas d'urgence, contactez [Autre personne]. Cordialement."

• Démarrage / Arrêt :

  • Choisissez "Personnalisé" (Custom).

  • Programmez la date et l'heure exactes de votre départ et de votre retour.

  • Avantage : Le répondeur se coupera tout seul à votre retour, vous n'aurez pas à y penser !

5. Cliquez sur "Créer / Modifier".

Comment désactiver le répondeur ?

Si vous avez programmé une date de fin, il s'arrêtera tout seul. Sinon, retournez dans le menu "Répondeurs automatiques" et cliquez sur le bouton "Supprimer" à côté de votre adresse.

Accéder au Webmail pour configurer mon absence